Como evitar que a reunião seja uma perda de tempo

Especialistas dão dicas para tornar as reuniões de trabalho mais dinâmicas, produtivas e menos soníferas

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Reuniões muito longas: produtividade cai após 2 horas, diz especialista em gestão do tempo

A frequência das reuniões de trabalho e o excesso de tempo que se passa nelas são reclamações universais no mundo corporativo. Quem se vê em situações desse tipo sabe bem o que é ter toda a agenda do dia comprometida por encontros improdutivos.

E, no entanto, reuniões são recursos necessários. “É importante, principalmente quando as decisões tomadas têm implicações em diversas áreas de uma mesma organização”, diz especialista em gestão de tempo, Luciano Meira, vice-presidente da Franklin Covey.

Mas é possível aumentar a eficiência e os resultados produzidos durante e após esses encontros? Na opinião de especialistas consultados por Exame.com, alguns aspectos garantem a produtividade das reuniões:

1 Funções devem ser divididas

Anarquia não leva a lugar algum. Especialistas recomendam que sejam estabelecidos papéis para os participantes. “Quando não há uma liderança clara, a tendência é de improdutividade”, diz Andrea Piscitelli, especialista em gestão de tempo.

Conversas paralelas, brincadeiras fora de hora e falta de foco são problemas que podem ser evitados com a organização das funções. Meira sugere a nomeação de, ao menos, três papéis: o líder, o facilitador e o responsável pelo tempo.

O primeiro tem a autoridade sobre o grupo e deve se preocupar com os resultados do encontro. O facilitador tem o foco voltado para os meios utilizados para se chegar a esses resultados. “É alguém que pensa na logística e na dinâmica da reunião”, explica o especialista.

O facilitador, por exemplo, negocia o horário e local da reunião, define os participantes e temas abordados, além de fazer a divisão de tempo para cada assunto a ser discutido. O responsável pelo tempo garante o cumprimento do cronograma .

2 Objetivo geral e pauta bem definidos

Pauta muito diversificada e não priorizada desvia o foco, diz Andrea. “Se uma reunião não tem um objetivo, está fadada ao fracasso”, diz Meira.

O objetivo geral pode ser dividido em tópicos, diz Meira. “Para cada subitem, deve ser estabelecido um tempo de discussão”, explica. Além disso, o escopo da reunião deve ser enviado previamente a todos os participantes.

3 Lista enxuta de participantes

A lista de convocados requer cuidado. Convocar pessoas além da conta atrasa a tomada de decisões diz Meira. “É comum convidar participantes para que eles apenas fiquem informados sobre o assunto”, diz.

A ata da reunião pode cumprir a função de atualizar outros funcionários, recomendam os especialistas. De acordo com Andrea, uma reunião com mais de cinco pessoas demanda mais assertividade do líder para garantir a produtividade.

4 Fazer a lição de casa

Grande parte das reuniões demanda uma preparação prévia dos convocados. “Cair de paraquedas é um grande entrave para o grupo”, diz Andrea. Meira concorda: “Se os participantes partem do ponto zero perde-se um tempo precioso”.

5 Horários respeitados

O encontro deve ter hora para começar e para terminar. Além disso, a pontualidade transmite a mensagem que horários devem ser respeitados na empresa, segundo Meira.

A duração ideal é de no máximo duas horas, de acordo com Andrea. “Do contrário, a produtividade cai e as pessoas começam a fazer outras coisas, como acessar e-mails, atender ligações ou até pensar na lista de supermercado”, diz.

6 Elaborar um plano de ação

A falta de continuidade também é uma queixa frequente após as reuniões, dizem os especialistas. A ausência de soluções e definição dos próximos passos pode resultar em desengajamento, na opinião de Andrea.

Meira diz que estabelecer um plano de ação é fundamental. “Ele deve conter as tarefas específicas e seus executores, além dos prazos”. Uma dica é anexar o plano de ação à ata da reunião. “Seria o ideal”, diz Meira.