Como evitar que os apps de produtividade roubem seu tempo

Os aplicativos de gestão de tempo estão aí para colocar sua rotina em ordem, mas, admita, vez ou outra, eles podem atrapalhar; saiba como impedir isso

Uma busca rápida no Google Play ou no iTunes com as palavras administração do tempo e produtividade é suficiente para constatar que o número de aplicativos para responder a esta demanda  já supera a casa dos milhares.

Alguns diferem nos formatos, outros, nas propostas, mas todos guardam uma promessa em comum: ajudar profissionais de todos os setores a trabalhar melhor em menos tempo. Na vida real, depois que você faz o download da ferramenta, contudo, esta promessa nem sempre é cumprida. Ou pior: pode ter um efeito contrário.

“A armadilha é você se distrair com alguma outra coisa”, diz André Caldeira, autor do livro “Muito trabalho e pouco estresse” (Editora Évora) e que só usa o bloco de notas do iPhone como uma ferramenta para ajudar no trabalho.  

Quem já se pegou checando as notificações no Facebook no meio de uma reunião sabe o quanto ele está certo. 

Para driblar este e outros riscos inerentes ao uso de aplicativos, contudo, não é necessário bani-los da sua vida. Ao contrário: eles estão aí exatamente para ajudar sua rotina, basta apenas que você aprenda o jeito certo de usá-los. Veja como: 

Não seja escravo da rotina imposta pelo aplicativo

De acordo com Fernando Serra, autor do livro “O tempo na sua vida” (Editora Saraiva) e diretor acadêmico da HSM Educação, o uso de aplicativos depende da rotina diária que você estabelece. “Se você deixar ele solto, é ele quem vai ditar a sua rotina”, explica. 

“Receber um e-mail não significa que você tem que responder imediatamente”, diz Serra. Tanto que, ele afirma, “a melhor maneira de solucionar um problema é estar em um problema”. 

Isso significa que não é porque seu celular ou tablet exibiu uma notificação de e-mail, sms ou mensagem em ferramentas como Whats App que você precisa responder no mesmo minuto. 

A dica é simples: estabeleça horários para checar as ferramentas. Se estiver em uma reunião importante ou em um momento do dia que exija concentração extrema, desative as notificações. Ou, se necessário, desligue o celular. 

Seja específico

“A funcionalidade, a interface não pode ser mais importante do que a finalidade”, afirma Caldeira. Serra concorda. “É preciso entender a função de cada ferramenta e como ele se relaciona com a sua vida pessoal”, afirma o especialista da HSM Educação. Com essa ideia em mente, escolha apenas aplicativos que sejam, realmente, úteis para a sua rotina e atendam a necessidades reais do seu dia-a-dia. 

Foque

Diante de aplicativos que se adequem ao que você vivencia todos os dias, escolha apenas um para cada necessidade. Se encontrar um que responda a todas ou se for possível sincronizá-los entre si, melhor.

Exemplo: você não precisa ter dois aplicativos de agenda no celular, mais um apenas para anotar as tarefas, além da agenda de papel que você já mantém sobre a mesa. Escolha o mais adequado para as suas necessidades e anote todas as tarefas lá. Do contrário, você corre o risco de se perder no trabalho. 

Controle-se

Domínio próprio é palavra de ordem na hora de administrar o tempo – independente do método. “A gente brinca que o segredo para conseguir fazer qualquer coisa é a combinação entre paixão, perseverança e foco”, diz Serra. Isso significa que sem o mínimo de esforço para se concentrar e usar estas ferramentas de uma maneira estratégica você poderá apenas dar um tiro no próprio pé. E nada mais.