Saiba como otimizar o tempo no trabalho

A pressão do mercado para produzir mais, com menor custo e tempo, reforçam a necessidade de gestão do tempo para garantir lucratividade, empregos bons e estáveis com qualidade de vida.

A capacidade de produzir adequadamente dentro do expediente de trabalho evitando horas extras desnecessárias é tratada pelas empresas como um grande diferencial dos colaboradores. É o que afirma o diretor executivo da Innovia Training & Consulting Ricardo Barbosa.

"A pressão do mercado para produzir mais, com menor custo e tempo, reforçam a necessidade de gestão do tempo para garantir lucratividade, empregos bons e estáveis com qualidade de vida", explica.

O executivo lista alguns pontos que dificultam ou impedem o profissional de se adequar a esta demanda: ausência de foco, falta de concentração, ausência de planejamento, acomodação, procrastinação e se tornar refém de ferramentas tecnológicas (e-mail e telefone celular, por exemplo).

Por outro lado Ricardo reforça que isso não significa que o colaborador não tem direito de descansar e que o chefe deve ser carrasco. "O descanso é fundamental para ser produtivo. Nenhum profissional produz 100% do seu tempo”, diz.

Ricardo sugere a técnica do “quadrante do tempo” que consiste em separar as atividades por prioridade: crises (importante e urgente), urgências (urgente, mas não importante), planejamento (importante, mas não urgente) e rotina (nem importante e nem urgente).

"Estabelecendo bem esta relação com o tempo, a pessoa terá muito mais tempo para sua vida pessoal. Quando planejamos nossas atividades, conseguimos ser produtivos”, afirma.

Uma coisa de cada vez

Dicas para otimizar seu tempo

- Estabeleça prioridades;
- Discipline reuniões;
- Estabeleça horários para conversas;
- Crie condutas para uso de  telefone e eletrônicos;
- Classifique atividades importantes e urgentes;
- Evite o acúmulo de funções.

Ricardo Barbosa, diretor executivo da Innovia Training & Consulting

Para Christian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e autor do livro “Equilíbrio e Resultado” (editora Sextante), o grande problema a ser solucionado, independentemente da técnica que se utilize, é conseguir focar uma tarefa por vez em ambientes corporativos que exigem profissionais de perfil multifuncional. “É o segredo básico da gestão do tempo”, afirma.

O mais importante deles é o planejamento das atividades a serem realizadas. “Adote uma agenda onde listará tudo o que precisa ser feito em determinado dia”, orienta. “Dê uma ordem sequencial e numérica às tarefas e faça apenas o que estiver na lista. Se surgir uma demanda emergencial, inclua-a e reordene a relação.”

Parece fácil. Mas, para a técnica não desandar, será necessária uma boa dose de disciplina de quem irá executá-la. “É preciso acalmar a mente para não cair no erro de fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo.”