Dicas de organização para quem trabalha em casa

Especialistas dão conselhos para manter o home office em ordem e listam quais as ferramentas de trabalho indispensáveis

Interessadas em aumentar a produtividade e segurar talentos em seus quadros de funcionários, empresas têm adotado o sistema  home office como estratégia. Para se ter uma ideia, na gigante da tecnologia IBM, 4 em cada 10 funcionários trabalham de forma remota, diz Adriana Vianna, gerente da área de vendas e marketing da Hays.

E não para por aí, de acordo com ela, levantamento da Hays indica que, nos Estados Unidos, 84% da população trabalha de casa ou da rua, pelo menos uma vez por semana. “Em 2008, esse percentual era de 72%”, diz. Se o Tio Sam já se rendeu ao home office, no Brasil o trabalho remoto começa a ganhar espaço sobretudo na área comercial, segundo Adriana.

Mas para que o trabalho seja eficiente, é preciso tomar alguns cuidados na hora de montar e organizar o escritório em casa. De acordo com Adriana, há empresas que fazem investimento inicial de 1,5 mil a 2 mil reais para o funcionário montar o seu escritório e dão uma ajuda de custo mensal entre 150 a 200 reais para os gastos cotidianos.

Especialistas consultados por EXAME.com deram algumas dicas valiosas para quem quer ganhar o pão sem colocar os pés na empresa todos os dias.

1 Escolha um lugar específico para o trabalho

Não confunda homeoffice como seu laptop. Tenha um local destinado apenas para exercer suas atividades de trabalho. “Se existe mais de uma pessoa na casa, é preciso ter um ambiente reservado”, diz Adriana. Quem mora sozinho pode reservar um canto da sala para trabalhar, segundo Adriana.

De acordo com ela, algumas empresas até investem em isolamento acústico para o home office de funcionários. “Há a preocupação com a confidencialidade das informações de trabalho e o isolamento ajuda a evitar que conversas sejam ouvidas, por exemplo”, diz Adriana.

A regra de ouro para quem tem um home office é optar por um espaço sem muitos móveis ou objetos de decoração, bem iluminado e arejado. “Quanto mais ‘clean’, melhor”, diz Adriana. 

A personal organizer Eliete Teixeira concorda. “O acúmulo de móveis, má iluminação e a falta de ventilação são alguns dos itens que impedem a manutenção de um ambiente agradável”, diz.

“Mobília que não usa deve ser deslocada deste ambiente, cadeira e mesa devem ser proporcionais, assim como o seu monitor”, aconselha Eliete.

2 Backup é essencial

Quem trabalha só em casa pode apostar em um desktop mas, quem costuma fazer trabalhos externos deve ter um laptop ou um tablet. De acordo com Adriana, seja qual for o tipo de equipamento utilizado, o essencial mesmo é ter um backup dos arquivos.

“Muitas empresas pedem que o funcionário tenha um HD externo para armazenar as informações”, diz Adriana. Seguir este conselho, certamente evita dores de cabeça caso haja qualquer problema com o seu instrumento de trabalho. “Imagina se o computador queima?”, pergunta Adriana.

3 Mantenha uma linha de telefone exclusiva

Se a linha de telefone é fixa e você mora com outras pessoas, o certo é mantê-la exclusivamente para o trabalho. “Isso evita que alguém da família acabe atendendo suas ligações”, diz Adriana.

Como o celular é uma necessidade básica, segundo Adriana, as empresas costumam investir em uma linha corporativa para facilitar o alcance da comunicação.

4 Atente à organização

Você já tem espaço e as ferramentas de trabalho – computador e telefone –, o próximo passo é atentar à maneira de organizar seu home office. “Ter e ver seu espaço organizado gera uma sensação de conforto, mesmo que o local seja pequeno”, destaca Eliete.

Limpeza e higiene fazem parte também da organização. “Evite copos e xícaras de café sobre a mesa, e papéis amassados pelo chão”, diz Eliete.

Ela recomenda que se evite espalhar os objetos que mais usa pela mesa. “Mas também não os deixe fechados em armários”, diz. Itens pequenos também não devem ficar jogados pela mesa. “Organizadores de gavetas, cestos e caixas ajudam a organizar canetas, lápis, clips, borrachas, post-its e bloco de notas”, diz a personal organizer.

Outra dica, de acordo com Eliete, é optar por um arquivo de pastas suspensas para que os documentos não sumam, além de separar papéis pessoais e profissionais. “O arquivo deve ser atualizado, no mínimo uma vez por mês”, diz Eliete.

Fios espalhados também não são indicados, segundo ela. “Mantenha fios e cabos longe de sua visão, organizadores de fios vão auxiliar bastante, mas se puder adquira aparelhos - telefone, mouse e teclado, sem fio”, recomenda.